Upozornění

Aplikace není optimalizována pro prohlížeč, který používáte a nemusí fungovat správným způsobem!

Prosíme, použijte některý z následujících prohlížečů.



Nápověda

Nápověda poskytuje stručné a souhrnné informace o všech funkcionalitách portálu, významu jednotlivých sekcí a nabízí odpověď na nejčastější dotazy uživatelů.

Úvod

Procesní portál je informační systém, který poskytuje přehledné informace o procesech dané organizace. Jeho účelem je usnadnit orientaci v rozsáhlých agendách jednotlivých oddělení a službách, které poskytují široké veřejnosti. Současně slouží jako nástroj pro standardizaci procesů. K tomu využívá zejména interní procesy, služby, dokumenty a organizační strukturu.

Interní procesy

Interní procesy podrobně zachycují obsah a způsob vykonávání vybraných agend a procesů jednotlivých pracovišť z pohledu všech jeho účastníků tak, aby bylo vždy jednoznačně jasné kdo, co a kdy má vykonat. Primárně jsou určeny zaměstnancům příslušných oddělení a slouží jim zejména jako:

  • Příručka pracovních postupů jejich vlastního oddělení (např. pro nové zaměstnance). 
  • Referenční bod při prosazování standardních postupů a jasného vymezení zodpovědností a kompetencí jednotlivých zaměstnanců.

Interní procesy si lze představit jako příručku, kde kromě seznamu jednotlivých postupů (tj. seznam procesů) obsahuje i seznam potřebných nástrojů (tj. legislativní dokumenty, žádosti a seznamy) a detailní návod, jakým způsobem je lze zhotovit (tj. procesní diagramy).

 

Obrázek č. 1: Příklad interního procesu přerušení studia studenta

Služby

Službou se rozumí jakýkoli proces, který může být iniciován libovolnou osobou za účelem vyřízení administrativního úkonu či jiné formy spolupráce s danou organizací (má-li k tomu oprávnění). Z pohledu uživatele tedy využívá určitou službu organizace poskytovanou veřejnosti. Mimo jiné služby také:

  • Reprezentují přehledný návod, jak danou službu úspěšně využít.
  • Zaměřují se pouze na informace relevantní pro uživatele dané služby a ignorují ty, se kterými se v rámci procesu nesetká.
  • Usnadňují orientaci uživatelů v jejich často velkém množství.

Služby si lze představit jako katalog, který krom seznamu služeb obsahuje také návod, jak si jednotlivé služby objednat (včetně potřebných žádostí a dokumentů). Jednotlivá oddělení k vyhovění objednávky sice stále potřebují znát a používat standardní interní procesy, avšak běžný uživatel (tj. zákazník služby) se o ně už nezajímá.

Obrázek č. 2: Příklad služby přerušení studia studenta

Dokumenty

Databáze dokumentů obsahuje všechny dokumenty, s nimiž může uživatel v jednotlivých procesech přijít do styku. Umožňují rychlé dohledání potřebných formulářů či dokumentů organizace bez nutnosti prohlížení konkrétních interních procesů či služeb. Nejedná se však o centrální úložiště dokumentů dané organizace, pouze o jejich souhrnnou databázi doplněnou o dodatečné informace a odkazy na jejich aktuální verze.

Organizační struktura

Organizační struktura popisuje návaznost jednotlivých rolí v rámci organizace. Naleznete zde hierarchickou strukturu jednotlivých oddělení, ale také seznam konkrétních osob či rolí v rámci daného oddělení. 

Mimo jiné se na portále nachází také další sekce a funkcionality, jako například evidence návrhů či vyhledávání, které slouží pro usnadnění přístupu k informacím a celkové zvýšení komfortu uživatele při práci s procesním portálem.